Wie kann man Arbeitsstunden in Excel über die Zeitfunktionen berechnen?
veröffentlicht am 18.05.2017
überprüft / aktualisiert am 01.02.2022
Mit MS Excel können Sie problemlos Arbeitsstunden unter Zuhilfenahme der Zeitfunktionen berechnen. Aber auch alle anderen Zeitangaben, wie z.B. Produktionszeiträume, können natürlich berechnet und ausgewertet werden.
Prinzipiell lassen sich in MS Excel sowohl Stunden addieren als auch Stunden subtrahieren. Addieren Sie beispielsweise mehrere Zeitspannen miteinander, um die Gesamtzeit zu erhalten, die ein Produktionsprozess gedauert hat. Oder subtrahieren Sie den Anfangszeitpunkt vom Endpunkt eines Arbeitstages, um die geleistete Arbeitszeit zu errechnen.
Wie Sie diese zeitbezogenen Berechnungen ganz einfach durchführen können und welche Stolpersteine es dabei zu beachten gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Zeiträume addieren mit MS Excel
Nehmen wir mal an, Sie arbeiten im Rahmen ihrer Arbeitszeit an verschiedenen Projekten. Natürlich müssen Sie dokumentieren, wie lange Sie jeweils für welches Projekt gearbeitet haben, um eine korrekte Abrechnung zu ermöglichen.
Ihre Aufstellung für eines der Projekte könnte also wie folgt aussehen:
Stundenliste mit Summenformel
Im Prinzip reicht es, wenn Sie die jeweilige Zeitdauer in eine Zelle im Format hh:mm eingeben, wie hier im Beispiel in den Zellen B2 bis B4. Excel erkennt automatisch, dass es sich um eine Zeitspannen handelt. Diese können Sie nun ganz einfach mit der Funktion =SUMME() aufsummieren, um zur richtigen Gesamtzeit zu kommen.
Ich habe in Summe mehr als 24 Stunden, warum stimmt die Rechnung jetzt nicht mehr?
Sobald bei Zeiträumen eine Summe von mehr als 24 Stunden erreichen, zieht Excel standardmäßig 24 Stunden ab, da dies ja bereits ein ganzer Kalendertag ist – quasi die nächsthöhere Zeiteinheit. Das ist sicher gut gemeint, aber – wie wir wissen – nicht immer korrekt.
Aber dieses Problem lässt sich leicht über die Formatierung lösen: Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf jene Zelle, die die Gesamtsumme enthält, den Dialog “Zellen formatieren”:
Dialog Zellen formatieren
Umfassen Sie die Stundenangabe hh mit eckigen Klammern (Diese finden Sie mit den Tastenkombinationen AltGr+8 bzw. AltGr+9) wie im obigen Bild rot markiert. Bestätigen Sie nun mit OK und Ihre Stundenliste wird wieder korrekte Ergebnisse anzeigen, so wie hier:
Stundenliste mit korrigierter Summenformel
Sie wissen nun, wie Sie Zeiträume korrekt addieren können.
Und wie ist das mit den Zeitpunkten? Wie werte ich z.B. meine Gesamtstunden zwischen Arbeitsbeginn und Feierabend aus? Das erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
Zeitpunkte subtrahieren mit MS Excel
Wir bleiben im Bereich der Zeitaufzeichnung: Sie führen eine Liste, in der Sie immer die Uhrzeiten mitschreiben, wann Sie ins Büro kommen und wann Sie es wieder verlassen. Dazwischen ist Ihre Arbeitszeit und die wollen Sie nun errechnen.
Auch das ist kein Problem mit Excel. Geben Sie hier ebenso die Uhrzeiten im Format hh:mm ein.
Zeiterfassung
Die Berechnung erfolgt nun ganz einfach, indem Sie von der Endzeit die Beginnzeit abziehen. Excel erkennt die Formate und berechnet die Werte korrekt.
Wenn Sie nun die sich ergebenden Zeiträume aufsummieren möchten, dann können Sie das wiederum ganz leicht wie weiter oben angegeben tun. Achten Sie dabei auch wieder auf die 24 Stunden-Grenze!
Noch ein Praxistipp vom Profi:
Wenn Sie Zeiträume berechnen wollen, die über den Tageswechsel um Mitternacht hinaus gehen, dann müssen Sie das in 2 Schritten tun.
Nehmen wir an, Ihre Schicht beginnt um 22:00 Uhr und endet um 06:00 Uhr.
Um den gesamten Zeitraum zu berechnen, müssen Sie von 22:00 Uhr bis 24:00 Uhr und dann von 00:00 Uhr bis 06:00 Uhr auswerten. Diese beiden Werte summieren Sie dann zum korrekten Zeitraum von 08:00 Stunden auf.
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