Die Top 10 Personalcontrolling Kennzahlen
in Excel berechnen und darstellen

veröffentlicht am 03.12.2024
überprüft/ aktualisiert am 03.03.2025

Im Personalcontrolling spielen Kennzahlen (KPIs) eine entscheidende Rolle, um die Effizienz von Prozessen, die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit zu messen. Sie liefern wertvolle Informationen, die strategische Entscheidungen erleichtern. Excel mit Power Pivot ermöglicht nicht nur die Berechnung dieser Kennzahlen, sondern auch deren visuelle Darstellung. In diesem Artikel erläutern wir die zehn wichtigsten HR-KPIs und erklären, warum ihre Berechnungsarten sinnvoll sind.

Diese Tabelle zeigt alle in diesem Artikel beschriebenen KPIs. Mit einem Klick auf den Namen gelangen Sie zur jeweiligen Kennzahl.

Die Fluktuationsrate misst den Anteil der Mitarbeiter, die in einem bestimmten Zeitraum das Unternehmen verlassen haben.

DAX-Formel:

Turnover Rate:=DIVIDE(COUNTROWS(FILTER(Employees, Employees[Status] =“Resigned“)),COUNTROWS(Employees))

Sie gibt Aufschluss über die Stabilität der Belegschaft. Ein hoher Wert kann auf Probleme wie geringe Zufriedenheit oder schlechte Arbeitsbedingungen hindeuten.

Empfohlene Visualisierung: Gestapeltes Säulendiagramm oder Liniendiagramm.

• Das gestapelte Säulendiagramm zeigt die Fluktuation im Vergleich zu einem Zielwert.
• Das Liniendiagramm eignet sich für die Darstellung im Zeitverlauf.

Diese Metrik gibt an, wie lange es dauert, eine vakante Position zu besetzen.

 DAX-Formel:

Time to Hire:=AVERAGE(Jobs[Hire Date] – Jobs[Post Date])

Eine kurze Zeit bis zur Einstellung deutet auf effiziente Rekrutierungsprozesse hin. Lange Einstellungszeiten können Produktivitätsverluste oder Engpässe verursachen.

Empfohlene Visualisierung: Balkendiagramm.

• Zeigt die Dauer für verschiedene Stellen oder Abteilungen im Vergleich.

Die Zeit bis zur Produktivität misst den Zeitraum, bis ein neuer Mitarbeiter seine volle Leistung erbringt.

DAX-Formel:

Time to Productivity = AVERAGE(Employees[Productive Date] – Employees[HireDate])

Dieser KPI zeigt, wie effektiv Onboarding- und Schulungsprozesse sind. Kurze Zeiträume können auf eine gute Integration und effektive Lernprogramme hinweisen.

Empfohlene Visualisierung: Liniendiagramm oder Box-Plot.

• Das Liniendiagramm visualisiert Trends über Zeiträume.
• Der Box-Plot zeigt die Verteilung der Werte.

Dieser KPI zeigt, wie oft Mitarbeiter abwesend sind, gemessen an der Gesamtsollzeit.

DAX-Formel:

Absenteeism Rate:=DIVIDE(SUM(Attendance[Absent Days]), SUM(Attendance[Total Scheduled Days]))

Dieser KPI zeigt, wie oft Mitarbeiter abwesend sind, gemessen an der Gesamtsollzeit.

Empfohlene Visualisierung: Säulendiagramm.

• Darstellung der Abwesenheitsquote nach Abteilungen, Teams oder Zeiträumen.

Der Engagement-Score ist ein Durchschnittswert basierend auf Umfragen zur Mitarbeiterbindung.

DAX-Formel:

Engagement Score:=AVERAGE(Engagement[Score])

Ein hoher Engagement-Score ist ein Indikator für Motivation und Zufriedenheit. Er hilft dabei, Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur zu priorisieren.

Empfohlene Visualisierung: Pivot-Tabelle, CUBE-Funktion oder Ringdiagramm.

• Pivot-Tabelle oder CUBE-Funktion eignen sich für den durchschnittlichen Score.
• Ringdiagramme bieten eine Übersicht über die Verteilung der Engagement-Werte.

Kosten pro Einstellung messen die durchschnittlichen Ausgaben für Rekrutierung und Einstellung neuer Mitarbeiter.

 DAX-Formel:

Cost per Hire:=DIVIDE(SUM(Hiring[Recruitment Cost]), COUNTROWS(Hiring))

Er liefert Einblicke in die Kosteneffizienz der Rekrutierungsprozesse. Ein hoher Wert könnte auf übermäßige Ausgaben oder ineffiziente Verfahren hinweisen.

Empfohlene Visualisierung: Gestapeltes Säulendiagramm.

• Vergleich der Rekrutierungskosten nach Abteilungen, Teams oder Zeiträumen.

Die Zufriedenheit wird oft durch regelmäßige Umfragen unter den Mitarbeitern gemessen.

DAX-Formel:

Employee Satisfaction:= AVERAGE(Surveys[Satisfaction Score])

Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver und bleiben länger im Unternehmen. Diese Metrik hilft, frühzeitig Probleme zu identifizieren.

Empfohlene Visualisierung: Kreisdiagramm oder Liniendiagramm.

• Kreisdiagramme visualisieren Zufriedenheitsskalen, z. B. 1 bis 5.
• Das Liniendiagramm zeigt Veränderungen im Zeitverlauf.

Dieser KPI zeigt den durchschnittlichen Zeitaufwand für Schulungen pro Mitarbeiter.

DAX-Formel:

Training Hours per Employee:=DIVIDE(SUM(Training[Hours]),COUNTROWS(Employees))

Er zeigt, wie stark das Unternehmen in die Entwicklung seiner Mitarbeiter investiert. Hohe Werte deuten auf eine Kultur des Lernens hin, während niedrige Werte Verbesserungspotenziale aufzeigen können.

Empfohlene Visualisierung: Gruppiertes Säulendiagramm.

• Vergleich der Trainingszeiten nach Teams, Rollen oder Zeiträumen.

Der Diversity-Index misst die Vielfalt im Unternehmen auf Basis von Demografiegruppen.

DAX-Formel:

Diversity Index:=COUNTROWS(SUMMARIZE(Employees, Employees[Demographic Group])) / COUNTROWS(Employees)

Ein hoher Diversity-Index zeigt, dass das Unternehmen inklusiv ist und Vielfalt fördert, was nachweislich die Innovationskraft steigern kann.

Empfohlene Visualisierung: Gestapeltes Balkendiagramm.

• Darstellung der Vielfalt innerhalb von Kategorien wie Geschlecht, Ethnie oder Altersgruppen.

Dieses Verhältnis zeigt, wie viele HR-Mitarbeiter im Vergleich zur Gesamtbelegschaft beschäftigt sind.

DAX-Formel:

HR-to-Employee Ratio:=DIVIDE(COUNTROWS(FILTER(Employees,Employees[Department] = „HR“)), COUNTROWS(Employees))

Ein ausgewogenes Verhältnis zeigt, ob genügend HR-Ressourcen für die Betreuung und Entwicklung der Mitarbeiter bereitstehen. Extreme Werte (zu niedrig oder zu hoch) können auf ineffiziente Prozesse hindeuten.

Empfohlene Visualisierung: Pivot-Tabelle, CUBE-Funktion oder gestapeltes Säulendiagramm.

• Pivot-Tabelle oder CUBE-Funktion geben eine klare, einfache Übersicht.
• Ein gestapeltes Säulendiagramm visualisiert das Verhältnis im Vergleich zu einem optimalen Wert.

Personalcontrolling-Kennzahlen bieten unverzichtbare Einblicke in die Effektivität und Gesundheit eines Unternehmens. Excel mit Power Pivot ist ein ideales Werkzeug, um diese Kennzahlen dynamisch und ansprechend zu visualisieren. Es ist entscheidend, die Ergebnisse nicht isoliert zu betrachten, sondern sie in den Kontext von Unternehmenszielen und strategischen Initiativen einzubetten. Basierend auf diesen Personalcontrolling-Kennzahlen können Personalabteilungen einen signifikanten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.